Od 1 marca 2026 r. obowiązuje zasadnicza część nowelizacji k.p.c. i dla firm prowadzących spory cywilne oraz gospodarcze nie jest to zmiana kosmetyczna. Część komunikacji z sądem przeniosła się do kanałów elektronicznych, mediacja zyskała na znaczeniu już przed pierwszą rozprawą, a forma pełnomocnictwa udzielanego elektronicznie została doprecyzowana. Przedsiębiorca, który chce na tym skorzystać, powinien dostosować swoje procedury zawczasu, zanim spór trafi na wokandę.
Podstawa prawna zmian w k.p.c. od 2026 r.
Rozwiązania, o których mowa, wynikają z ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks postępowania cywilnego, ustawy Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1172). Zasadnicza część przepisów weszła w życie 1 marca 2026 r. Nowelizacja porządkuje trzy obszary: cyfryzację wnoszenia pism, mediację w sprawach gospodarczych oraz formę pełnomocnictwa udzielanego elektronicznie.
Ustawodawca od kilku lat konsekwentnie ogranicza obieg papierowy i przerzuca ciężar sprawnej komunikacji na strony oraz ich pełnomocników. W praktyce na tym kierunku wygrywa ten, kto wcześniej dostosuje swoje procedury wewnętrzne, a nie ten, kto reaguje dopiero po otrzymaniu pisma z sądu. To różnica, którą widać dopiero wtedy, gdy biegnie termin.
Cyfryzacja postępowania: pisma przez portal informacyjny
Cyfryzacja wnoszenia pism jest najbardziej odczuwalna dla profesjonalnych pełnomocników. Część czynności wymagających wcześniej formy papierowej można realizować za pośrednictwem portalu informacyjnego sądów. Dotyczy to między innymi wniosków o doręczenie orzeczenia z uzasadnieniem oraz środków zaskarżenia.
Dla klienta-przedsiębiorcy ma to wymiar czysto praktyczny. Droga obiegu dokumentu się skraca, rośnie natomiast znaczenie terminów liczonych od czynności elektronicznych. Bieg terminu coraz częściej wiąże się z momentem udostępnienia pisma w systemie, a nie z fizycznym odbiorem przesyłki. Pomyłka w tym miejscu potrafi kosztować utratę prawa do zaskarżenia.
Co to zmienia w organizacji firmy
Z pełnomocnikiem trzeba ustalić jasny tryb przekazywania informacji o pismach pojawiających się w portalu. Im większa organizacja, tym łatwiej o sytuację, w której istotne pismo zostaje zauważone za późno. W mojej ocenie najprostszym zabezpieczeniem jest wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej za kontakt z kancelarią w sprawach procesowych, zamiast rozpraszania tej odpowiedzialności na kilka działów.
Mediacja w sporach gospodarczych: silniejszy bodziec, nie przymus
Drugim filarem nowelizacji jest wzmocnienie mediacji. Sąd może skierować strony do mediacji na każdym etapie postępowania (art. 183⁸ § 1 k.p.c.), a przed pierwszym posiedzeniem wyznaczonym na rozprawę przewodniczący ocenia, czy takie skierowanie jest zasadne (art. 183⁸ § 5 k.p.c.). Sam udział w mediacji pozostaje dobrowolny: strona może się jej sprzeciwić w terminie tygodnia od ogłoszenia albo doręczenia postanowienia, chyba że wcześniej wyraziła zgodę (art. 183⁸ § 2 k.p.c.). Obowiązkowa jest zatem ocena sądu, a nie udział stron. Chodzi o realną próbę ugody, zanim spór pochłonie czas i koszty pełnego procesu.
Do tego dochodzi element dyscyplinujący. Jeżeli strona bez uzasadnionej przyczyny odmówiła poddania się mediacji, sąd może, niezależnie od wyniku sprawy, obciążyć ją kosztami w części wyższej, niż wynikałoby to z rozstrzygnięcia, a nawet w całości (art. 103 § 3 pkt 1¹ k.p.c.). W sprawach gospodarczych podobnie działa art. 458¹² k.p.c.: kosztami można obciążyć stronę, która przed wytoczeniem powództwa zaniechała próby dobrowolnego rozwiązania sporu albo uczestniczyła w niej w złej wierze. Lekceważenie próby polubownego zakończenia sporu bywa więc kosztowne nawet dla strony, która ma rację co do meritum.
Dla przedsiębiorcy to zmiana podejścia do etapu przedprocesowego. Mediacja przestaje być formalnością i staje się momentem, w którym opłaca się mieć przemyślaną strategię oraz policzone ryzyko. Dobrze przygotowane stanowisko negocjacyjne nierzadko pozwala zamknąć sprawę szybciej, niż zrobiłby to wyrok.
Oświadczenie o charakterze umowy
Nowelizacja zmienia także Kodeks cywilny w sposób istotny dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Do art. 385⁵ k.c. (a także art. 556⁴ i art. 556⁵ k.c. oraz art. 7aa ustawy o prawach konsumenta) dodano przepis, zgodnie z którym jeżeli z treści zawieranej umowy nie wynika, czy ma ona dla takiej osoby charakter zawodowy, może ona najpóźniej w chwili zawarcia umowy złożyć oświadczenie, że umowa posiada dla niej charakter zawodowy albo że takiego charakteru nie posiada. Druga strona nie może uzależnić zawarcia umowy od złożenia tego oświadczenia. Ma to znaczenie dla zakresu ochrony przyznawanej tak zwanemu przedsiębiorcy na prawach konsumenta, która wynika z art. 385⁵ k.c. i ustawy o prawach konsumenta.
Kwalifikacja umowy jako związanej lub niezwiązanej z działalnością zawodową potrafi przesądzić, czy danej osobie przysługują uprawnienia zbliżone do konsumenckich. Czytelne oświadczenie złożone na podstawie art. 385⁵ k.c. zmniejsza pole do późniejszych sporów interpretacyjnych. Odkładanie tej kwestii na moment sporu odbiera te korzyści; miejsce na nią jest przy konstruowaniu wzorca umowy, nie po doręczeniu pozwu.
Pełnomocnictwo elektroniczne i jego forma
Nowe przepisy dotykają również formy pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej wymaga opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Technicznie wygląda to na detal, jednak jego pominięcie może podważyć skuteczność umocowania.
Dla zarządu spółki oznacza to konieczność uporządkowania sposobu udzielania pełnomocnictw procesowych. Jeżeli firma posługuje się podpisem elektronicznym, trzeba sprawdzić, czy osoby uprawnione do reprezentacji dysponują właściwymi narzędziami, a sama procedura daje się powtórzyć bez improwizacji za każdym razem.
Znaczenie zmian dla bieżącej obsługi firmy
Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego nie jest wyłącznie sprawą pełnomocników. Wpływa na sposób, w jaki firma organizuje swoją obsługę prawną na co dzień. Im sprawniej działa wewnętrzny obieg informacji o sporach, pismach i terminach, tym mniejsze ryzyko, że istotna sprawa wymknie się spod kontroli. Dla zarządu to przede wszystkim kwestia odpowiedzialności za prawidłowe prowadzenie spraw spółki.
W praktyce najlepiej sprawdza się model, w którym sprawy sporne są na bieżąco raportowane, a kluczowe decyzje procesowe podejmuje się w porozumieniu z pełnomocnikiem. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której firma dowiaduje się o niekorzystnym rozstrzygnięciu dopiero po upływie terminu na jego zaskarżenie. Cyfryzacja postępowania tę potrzebę jedynie wzmacnia, bo tempo obiegu dokumentów rośnie.
Zmiany trzeba też powiązać z polityką zawierania umów. Wiele sporów gospodarczych daje się ograniczyć już na etapie redakcji kontraktu, choćby przez precyzyjne klauzule dotyczące rozwiązywania sporów i mediacji. Spójne podejście do umów i do postępowań sądowych daje firmie przewagę, bo pozwala działać planowo zamiast reagować dopiero na zdarzenia.
Jak przygotować firmę na zmiany w k.p.c.
Przygotowanie nie wymaga rewolucji, a uporządkowania kilku elementów. Po pierwsze, ustalenie jasnej ścieżki obiegu pism procesowych i terminów; to punkt krytyczny, bo od niego zależy, czy w ogóle zdążycie zareagować. Po drugie, traktowanie mediacji jako realnego narzędzia, a nie przykrego obowiązku. Po trzecie, sprawdzenie, czy firmowe wzorce umów uwzględniają charakter umowy oraz formę pełnomocnictwa, co jest kwestią porządkową, ale łatwą do przeoczenia.
Te kroki najlepiej powiązać z bieżącą obsługą prawną. Przegląd procedur procesowych dobrze łączy się z analizą zawieranych kontraktów, bo to właśnie umowy najczęściej rodzą późniejsze spory. Jeżeli spór już trwa lub jest prawdopodobny, pomocne bywa wsparcie w zakresie sporów sądowych obejmujące także etap mediacyjny.
Terminy procesowe w zcyfryzowanym postępowaniu
Cyfryzacja zmienia nie tylko sposób wnoszenia pism, lecz także sposób liczenia terminów. Wielu przedsiębiorców opierało dotąd kontrolę terminów na dacie odbioru papierowej przesyłki. W modelu elektronicznym punktem odniesienia coraz częściej staje się moment udostępnienia pisma w systemie. Różnica kilku dni potrafi zadecydować, czy apelacja albo zażalenie zostaną złożone skutecznie.
Oznacza to konieczność prowadzenia rzetelnego kalendarza terminów procesowych. Firma i jej pełnomocnik powinni korzystać ze spójnego systemu przypomnień, a kluczowe terminy trzeba odnotowywać z odpowiednim wyprzedzeniem. Przeoczenie terminu materialnego lub procesowego jest jednym z najczęstszych powodów utraty korzystnej pozycji w sporze, a nowelizacja tego ryzyka nie zmniejszyła, zmieniła jedynie jego postać.
Cyfryzacja ma też drugą stronę, którą jest realna oszczędność czasu. Szybszy obieg dokumentów pozwala wcześniej reagować na pisma przeciwnika i sądu. Przedsiębiorca, który traktuje postępowanie jako proces wymagający bieżącego nadzoru, a nie jednorazowej reakcji, zyskuje przewagę organizacyjną nad stroną czekającą na rozwój wypadków.
Mediacja jako element strategii, nie ustępstwo
W nowym otoczeniu prawnym mediacja przestaje uchodzić za oznakę słabości. Coraz częściej jest świadomym wyborem pozwalającym kontrolować koszty i czas. Postępowanie sądowe w sprawie gospodarczej potrafi trwać długo, a jego wynik nigdy nie jest pewny. Ugoda zawarta na rozsądnych warunkach bywa rozwiązaniem korzystniejszym niż wieloletni spór, nawet jeżeli wymaga pewnych ustępstw.
Z perspektywy adwokata liczy się to, aby do mediacji przystąpić z przygotowanym stanowiskiem. To znaczy: wcześniejsza analiza dowodów, ocena realnych szans procesowych oraz określenie granic, w jakich ugoda jest akceptowalna. Mediacja prowadzona bez takiego przygotowania zwykle kończy się niczym, a strony tracą jedynie czas. Dobrze poprowadzona pozwala zamknąć spór w sposób przewidywalny, bez ryzyka związanego z wyrokiem.
Najczęstsze pytania
Od kiedy obowiązują zmiany w k.p.c.?
Zasadnicza część nowelizacji z dnia 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1172) weszła w życie 1 marca 2026 r. Część rozwiązań tej ustawy ma odrębne terminy wejścia w życie, więc datę dla konkretnego przepisu warto sprawdzić w jej przepisach końcowych.
Czy mediacja jest obowiązkowa w każdej sprawie?
Nie. Udział w mediacji jest dobrowolny. Obowiązkowa jest natomiast ocena przewodniczącego przed pierwszym posiedzeniem wyznaczonym na rozprawę, czy skierować strony do mediacji (art. 183⁸ § 5 k.p.c.). Strona może sprzeciwić się mediacji w terminie tygodnia od doręczenia postanowienia, ale nieuzasadniona odmowa może wpłynąć na rozliczenie kosztów.
Czy mogę sam wnieść pismo przez portal informacyjny?
Nowy tryb elektronicznego wnoszenia pism adresowany jest przede wszystkim do profesjonalnych pełnomocników. Strona działająca samodzielnie powinna ustalić dopuszczalny sposób wnoszenia pism w swojej sprawie.
Co grozi za zignorowanie próby mediacji?
Sąd może, niezależnie od wyniku sprawy, obciążyć stronę kosztami w części wyższej, niż wynikałoby to z rozstrzygnięcia, a nawet w całości, jeżeli bez uzasadnionej przyczyny odmówiła poddania się mediacji (art. 103 § 3 pkt 1¹ k.p.c.). To realne ryzyko finansowe, które warto wkalkulować w strategię sporu.
Czy pełnomocnictwo elektroniczne wymaga szczególnej formy?
Tak. Pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Stan prawny na dzień 1 września 2026 r.
Jeżeli prowadzą Państwo działalność, w której spory sądowe lub gospodarcze są realnym ryzykiem, warto wcześniej dostosować procedury do nowych zasad. Zapraszam do kontaktu w celu omówienia konkretnej sytuacji Państwa firmy: formularz kontaktowy.
