Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów obowiązuje od 25 września 2024 r. Wprowadziła ona obowiązki, których wcześniej w polskim prawie nie było. Dla wielu firm ochrona sygnalistów i powiązane z nią obowiązki pracodawcy przestały być elementem polityki dobrych praktyk, a stały się wymogiem ustawowym obwarowanym sankcjami karnymi. Poniżej tłumaczę, kogo to dotyczy, co trzeba wdrożyć i gdzie najczęściej popełnia się błędy.
Kogo dotyczy ustawa: próg 50 osób
Obowiązek ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych powstaje, gdy na rzecz podmiotu prawnego pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Liczbę tę ustala się według stanu na 1 stycznia albo 1 lipca danego roku (art. 23 ust. 1 ustawy). Wystarczy, że firma osiągnie próg na którąkolwiek z tych dwóch dat, i obowiązek się aktualizuje.
Do limitu 50 osób wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, czyli zleceniobiorców i współpracowników B2B, o ile sami nie zatrudniają do tej pracy innych osób. Sposób liczenia bywa więc mylący. „Kadry etatowe” to nie cały obraz. Firma z 35 etatami i kilkunastoma stałymi zleceniobiorcami potrafi przekroczyć próg, choć intuicyjnie uchodzi za małą.
Część podmiotów jest objęta obowiązkiem niezależnie od liczby zatrudnionych. Dotyczy to m.in. działalności z obszaru usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. W tych przypadkach o obowiązku decyduje sam charakter działalności, a progu wejścia po prostu nie ma.
Czego mogą dotyczyć zgłoszenia
Sygnalistą jest osoba, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście pracy. Naruszenie musi mieścić się w katalogu ustawowym, a ten obejmuje m.in. korupcję, zamówienia publiczne, usługi i rynki finansowe, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, ochronę środowiska, bezpieczeństwo produktów i transportu, ochronę konsumentów oraz ochronę prywatności i danych osobowych. Ochrona nie obejmuje zatem dowolnej skargi pracowniczej.
Pracodawca może ten zakres rozszerzyć w swojej procedurze, na przykład o naruszenia prawa pracy albo wewnętrznych regulacji etycznych. W praktyce bywa to rozsądne, bo porządkuje obieg sygnałów w organizacji zamiast tworzyć drugi, nieformalny kanał skarg.
Ochrona przysługuje, jeżeli w chwili zgłoszenia zgłaszający miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja jest prawdziwa i dotyczy naruszenia. Nie wymaga się tu pewności, lecz działania w dobrej wierze. Zgłoszenie świadomie fałszywe ochrony nie daje i samo w sobie jest zagrożone odpowiedzialnością karną.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych: co musi zawierać
Zgodnie z art. 25 ustawy pisemna procedura zgłoszeń wewnętrznych musi określać m.in.: wewnętrzny kanał przyjmowania zgłoszeń, bezstronną komórkę lub osobę upoważnioną do podejmowania działań następczych, sposób postępowania ze zgłoszeniami, tryb potwierdzania ich przyjęcia oraz terminy reakcji i przekazania informacji zwrotnej. To dokument leżący w sercu obowiązków pracodawcy, a nie jednostronicowy regulamin „dla porządku”.
Kanał zgłoszeń musi gwarantować poufność tożsamości sygnalisty oraz osób wskazanych w zgłoszeniu. Praktycznie znaczy to dostęp ograniczony wyłącznie do osób upoważnionych, bez względu na to, czy zgłoszenia wpływają mailem, przez dedykowaną platformę, czy ustnie.
Konsultacje i wejście procedury w życie
Projektu procedury nie da się wprowadzić jednostronnie. Ustawa wymaga konsultacji z zakładową organizacją związkową, a gdy takiej nie ma, z przedstawicielami osób wykonujących pracę. Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od przedstawienia projektu. Sama procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w firmie. Gdy dokument powstaje na ostatnią chwilę, terminy te łatwo przeoczyć.
Terminy obsługi zgłoszenia
Przyjęcie zgłoszenia trzeba potwierdzić sygnaliście w terminie 7 dni od jego otrzymania. Informację zwrotną o działaniach następczych przekazuje się najpóźniej w ciągu 3 miesięcy, liczonych od potwierdzenia przyjęcia, a gdy potwierdzenia nie wysłano, od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia. W tym miejscu firmy popełniają najwięcej błędów, a przekroczenie tych terminów otwiera sygnaliście drogę do zgłoszenia zewnętrznego.
Zgłoszenia zewnętrzne i ujawnienie publiczne
Ustawa przewiduje trzy tryby: zgłoszenie wewnętrzne, zgłoszenie zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmuje Rzecznik Praw Obywatelskich albo właściwy organ publiczny, a przepisy w tym zakresie zaczęły obowiązywać 25 grudnia 2024 r. Sygnalista nie ma obowiązku wyczerpać najpierw drogi wewnętrznej i może od razu zgłosić sprawę organowi.
Dla pracodawcy płynie z tego mocny argument za sprawnym kanałem wewnętrznym. Gdy firma reaguje szybko i rzetelnie, większość spraw rozwiązuje się wewnątrz organizacji, bez angażowania organów państwa i bez ryzyka, że sprawa wyjdzie na zewnątrz.
Zakaz działań odwetowych
Wobec osoby, która dokonała zgłoszenia, nie wolno podejmować działań odwetowych ani nawet grozić ich zastosowaniem. Ustawa wymienia przykładowo: wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie awansu lub pominięcie przy nim, degradację, negatywną ocenę, nałożenie kary, dyskryminację, mobbing czy wstrzymanie szkoleń. Zakaz odwetu jest najdalej idącym elementem ochrony sygnalisty.
Jeżeli wobec sygnalisty podjęto niekorzystne działanie, to pracodawca musi wykazać, że kierował się obiektywnymi, niezwiązanymi ze zgłoszeniem powodami. Ciężar dowodu zostaje tu odwrócony względem typowego rozkładu w sporze pracowniczym, co realnie zmienia pozycję procesową firmy. Sygnaliście, wobec którego dopuszczono się odwetu, przysługuje odszkodowanie w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku.
Sankcje za zaniedbania
Nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych albo jej ustanowienie z istotnym naruszeniem wymogów jest zagrożone wyłącznie grzywną (art. 58 ustawy). Odrębnym, surowiej zagrożonym czynem jest uniemożliwianie lub istotne utrudnianie dokonania zgłoszenia (art. 54 ustawy): grozi za nie grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku, a w typie kwalifikowanym, gdy sprawca działa z użyciem przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu, do 3 lat pozbawienia wolności. Jeszcze surowiej traktuje ustawa działania odwetowe: grozi za nie kara do 2 lat pozbawienia wolności, a przy odwecie uporczywym do 3 lat. Karalne jest również ujawnienie tożsamości sygnalisty wbrew obowiązkowi poufności.
Odpowiedzialność karna obciąża osoby fizyczne, w praktyce członków zarządu i osoby odpowiedzialne za obszar zgodności. Ryzyko ponosi więc konkretna osoba w organizacji, dlatego procedura nie może istnieć wyłącznie „na papierze”.
Co zrobić, jeśli procedury jeszcze nie ma
Terminy ustawowe już minęły, więc firma powyżej progu, która nie wdrożyła procedury, działa w stanie naruszenia. Pierwszy krok to rzetelne ustalenie stanu zatrudnienia na 1 stycznia i 1 lipca, z uwzględnieniem zleceniobiorców i współpracowników B2B. Drugi to przygotowanie procedury dopasowanej do realiów organizacji, jej konsultacja i właściwe ogłoszenie. Trzeci, najczęściej pomijany, to przeszkolenie osób obsługujących zgłoszenia oraz powiązanie procedury z obowiązkami z zakresu ochrony danych osobowych. Ten ostatni element często rozjeżdża się z procedurą sygnalisty, bo dokumenty powstają w różnych działach.
Jeśli planują Państwo wdrożenie lub aktualizację procedury sygnalistów albo mierzą się ze zgłoszeniem, które już wpłynęło, zapraszam do kontaktu w ramach obsługi prawnej przedsiębiorstw. Ustalimy zakres obowiązków i przygotujemy dokumentację dopasowaną do Państwa firmy. Napisz lub zadzwoń.
Najczęstsze pytania
Od ilu pracowników trzeba wdrożyć procedurę ochrony sygnalistów?
Obowiązek powstaje, gdy na rzecz podmiotu wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Do limitu wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz zleceniobiorców i współpracowników B2B, jeśli sami nie zatrudniają do tej pracy innych osób. Niektóre podmioty, np. z sektora finansowego czy objęte przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, są objęte obowiązkiem niezależnie od liczby zatrudnionych.
Jakie terminy obowiązują przy obsłudze zgłoszenia wewnętrznego?
Przyjęcie zgłoszenia trzeba potwierdzić sygnaliście w ciągu 7 dni od jego otrzymania. Informację zwrotną o działaniach następczych przekazuje się najpóźniej w ciągu 3 miesięcy, liczonych od potwierdzenia przyjęcia, a w razie jego braku od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
Czym są działania odwetowe i jak ustawa chroni sygnalistę?
Działania odwetowe to m.in. zwolnienie, obniżenie wynagrodzenia, pominięcie przy awansie, degradacja, negatywna ocena, kara, dyskryminacja czy mobbing związane ze zgłoszeniem. Są zakazane. Co istotne, to pracodawca musi udowodnić, że niekorzystne działanie wynikało z obiektywnych przyczyn niezwiązanych ze zgłoszeniem, a sygnaliście przysługuje odszkodowanie nie niższe niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej za poprzedni rok.
Jakie kary grożą za brak procedury lub odwet wobec sygnalisty?
Nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych lub jej ustanowienie z istotnym naruszeniem wymogów jest zagrożone wyłącznie grzywną (art. 58 ustawy). Odrębnym czynem jest uniemożliwianie lub istotne utrudnianie dokonania zgłoszenia (art. 54 ustawy), zagrożone grzywną, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku, a gdy sprawca działa z użyciem przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu, do 3 lat pozbawienia wolności. Działania odwetowe są zagrożone karą do 2 lat pozbawienia wolności, a przy odwecie uporczywym do 3 lat. Karalne jest też ujawnienie tożsamości sygnalisty wbrew obowiązkowi poufności.
Czy sygnalista musi najpierw zgłosić sprawę wewnątrz firmy?
Nie. Ustawa przewiduje trzy tryby: zgłoszenie wewnętrzne, zewnętrzne (do Rzecznika Praw Obywatelskich lub właściwego organu publicznego) oraz ujawnienie publiczne. Sygnalista nie musi wyczerpać drogi wewnętrznej i może od razu zgłosić sprawę organowi. Sprawnie działający kanał wewnętrzny zwiększa jednak szansę, że sprawa zostanie rozwiązana w firmie.
