Ostatnie kilkanaście miesięcy przyniosło więcej nowych obowiązków dla pracodawców niż niejeden wcześniejszy okres. Część regulacji już działa, część wejdzie w życie w trakcie roku, a kilka wciąż jest na etapie projektu – co nie znaczy, że można je pominąć w planowaniu. Poniżej przegląd tego, co realnie dotyka pracodawcy: zmiany w prawie pracy 2026 obejmują nową płacę minimalną, jawność wynagrodzeń już na etapie rekrutacji, nadchodzącą implementację unijnej dyrektywy o transparentności płac oraz obowiązki związane z ochroną sygnalistów. Z każdym z tych punktów wiąże się konkretne ryzyko – grzywna, spór z pracownikiem albo kontrola Państwowej Inspekcji Pracy.
Płaca minimalna w 2026 roku – jedna stawka na cały rok
Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorców i samozatrudnionych – 31,40 zł brutto. Podstawą jest rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1242). To wzrost o 140 zł względem 2025 r. (4666 zł). Istotny szczegół: w 2026 r. obowiązuje jedna stawka przez cały rok kalendarzowy, bez korekty od lipca, jaką wymusza ustawa, gdy prognozowana inflacja przekracza 5%.
Dla pracodawcy to nie tylko kwestia samej wypłaty. Od minimalnego wynagrodzenia liczy się szereg pochodnych: dodatek za pracę w porze nocnej, minimalna podstawa zasiłku chorobowego, kwota wolna od potrąceń, odprawa z ustawy o zwolnieniach grupowych czy wynagrodzenie za przestój. Warto sprawdzić, czy w umowach nie ma składników, które „dobijają” pensję do minimum dodatkiem stażowym – dodatek za staż pracy od 2020 r. nie wlicza się już do minimalnego wynagrodzenia, więc taka konstrukcja oznacza niedopłatę.
Jawność wynagrodzeń w rekrutacji – obowiązek od 24 grudnia 2025 r.
To zmiana, którą najłatwiej przeoczyć, a która już obowiązuje. Ustawa z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. 2025 poz. 807) wprowadziła od 24 grudnia 2025 r. nowe obowiązki na etapie zatrudniania kandydata. To pierwszy, wcześniejszy element transpozycji unijnej dyrektywy o transparentności wynagrodzeń.
Co konkretnie musi zrobić pracodawca
- Podać wynagrodzenie lub jego widełki – kandydat ma poznać wysokość początkowego wynagrodzenia lub jego przedział, wraz z istotnymi składnikami, najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną; jeśli oferta jest publikowana, informacja powinna znaleźć się już w ogłoszeniu.
- Nie pytać o dotychczasowe zarobki – pracodawca nie może żądać od kandydata informacji o wynagrodzeniu w obecnym ani w poprzednich miejscach pracy.
- Stosować neutralny język ogłoszeń – treść oferty i sam proces rekrutacji nie mogą dyskryminować, w szczególności ze względu na płeć.
Sankcja jest realna: za naruszenie tych obowiązków – brak informacji o wynagrodzeniu, podanie jej w sposób nierzetelny albo odmowę udzielenia danych, do których kandydat ma prawo – grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł. W praktyce trzeba przejrzeć szablony ogłoszeń, skrypty rozmów rekrutacyjnych i formularze aplikacyjne. Klasyczne pytanie „ile pan/pani zarabia obecnie?” należy z tych dokumentów usunąć.
Dyrektywa o jawności wynagrodzeń (2023/970) – co dopiero przed nami
Opisana wyżej nowelizacja to dopiero przedsmak. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r. o wzmocnieniu stosowania zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn nakłada znacznie szersze obowiązki. Termin jej transpozycji upływa 7 czerwca 2026 r. Polski projekt ustawy wdrażającej (nr UC127) jest na etapie prac legislacyjnych i przewiduje vacatio legis liczone w miesiącach od ogłoszenia, więc pełen reżim zacznie obowiązywać z pewnym opóźnieniem. To jednak nie powód do zwłoki – przygotowanie organizacji zajmuje miesiące.
Najważniejsze przyszłe obowiązki
- Raportowanie luki płacowej – obejmie pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób, z harmonogramem zależnym od wielkości firmy. Według dyrektywy podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób składają pierwsze sprawozdanie do 7 czerwca 2027 r. (za 2026 r.), a następnie co roku; zatrudniające 150–249 osób również składają pierwsze sprawozdanie do 7 czerwca 2027 r., a następnie co trzy lata; mniejsze (100–149) raportują co trzy lata, począwszy od 7 czerwca 2031 r.
- Działania naprawcze – jeśli niewyjaśniona luka płacowa w danej kategorii pracowników przekroczy 5%, pracodawca będzie musiał przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników i usunąć nieuzasadnione różnice.
- Prawo pracownika do informacji – zatrudniony zyska prawo do danych o przeciętnych poziomach wynagrodzeń w podziale na płeć dla osób wykonujących taką samą pracę lub pracę o jednakowej wartości.
- Neutralne systemy wynagradzania – kryteria ustalania płac i awansów mają być obiektywne i niezależne od płci.
Praktyczny wniosek: zanim pojawi się obowiązek raportowy, warto przeprowadzić wewnętrzny audyt struktury wynagrodzeń i opisać obiektywne kryteria różnicujące płace – doświadczenie, zakres odpowiedzialności, wyniki. To moment na przegląd regulaminu wynagradzania i polityki płacowej. Przy konstruowaniu takich dokumentów pomocne bywa wsparcie w ramach bieżącej obsługi przedsiębiorstw.
Praca zdalna i kontrola trzeźwości – regulacje wymagające porządku
Przepisy o pracy zdalnej (art. 67(18) i nast. Kodeksu pracy) oraz o prewencyjnej kontroli trzeźwości (art. 22(1c) i nast.) weszły w życie w 2023 r. i pozostają w mocy. To nie nowość, ale wiele firm wciąż ma tu braki dokumentacyjne, które ujawniają się dopiero podczas kontroli PIP.
Praca zdalna wymaga uregulowania w porozumieniu ze związkami zawodowymi albo w regulaminie, a w razie ich braku – w poleceniu lub w porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca ma obowiązek pokryć koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną (energia elektryczna, usługi telekomunikacyjne) albo wypłacać ryczałt. Brak ustalenia ryczałtu nie zwalnia z pokrycia kosztów.
Kontrola trzeźwości jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy jest niezbędna do ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób albo ochrony mienia – i wyłącznie po wprowadzeniu jej zasad w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo obwieszczeniu. Trzeba w nich określić grupę pracowników objętych kontrolą, metodę i sposób jej przeprowadzania, w tym rodzaj urządzenia z ważnym dokumentem kalibracji lub wzorcowania. Badanie „na wyczucie”, bez podstawy w aktach wewnątrzzakładowych, naraża pracodawcę na zarzut naruszenia dóbr osobistych.
Ochrona sygnalistów – obowiązek dla firm od 50 pracowników
Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów weszła w życie 25 września 2024 r. (przepisy o zgłoszeniach zewnętrznych – 25 grudnia 2024 r.). Nałożyła na podmioty, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa oraz zapewnienia ochrony osobom zgłaszającym. Próg liczy się według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, a do 50 osób wlicza się także współpracowników na innej podstawie niż umowa o pracę.
W praktyce oznacza to: ustanowienie kanału zgłoszeń, wyznaczenie osoby lub jednostki przyjmującej zgłoszenia, prowadzenie rejestru oraz – co bywa pomijane – zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty. Projekt procedury wewnętrznej podlega konsultacji z zakładową organizacją związkową albo z przedstawicielami pracowników. Sam dokument to za mało; liczy się realne, poufne działanie kanału zgłoszeń.
Pozostałe zmiany warte odnotowania
- Badania medycyny pracy – od 17 kwietnia 2026 r. orzeczenia lekarskie z zakresu medycyny pracy są wystawiane co do zasady w formie elektronicznej, z dostępem pracownika przez Internetowe Konto Pacjenta. Przewidziano okres przejściowy na stosowanie formy papierowej. Zmienia się też zakres danych przekazywanych pracodawcy – otrzymuje on jedynie informację o zdolności do pracy na danym stanowisku.
- Świadczenia chorobowe – głośny pomysł przeniesienia na ZUS wypłaty świadczenia już od pierwszego dnia zwolnienia nie został wprowadzony i na ten moment nie jest procedowany. Nadal obowiązuje zasada, że za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku (14 dni dla pracowników po 50. roku życia) płaci pracodawca, a dopiero potem wypłatę przejmuje ZUS. Warto śledzić ewentualny powrót tego tematu, ale przy planowaniu budżetu kadrowego należy opierać się na stanie obowiązującym.
Część zapowiadanych regulacji wciąż ewoluuje, a projekty bywają zmieniane lub wycofywane na etapie prac legislacyjnych. Dlatego przy aktualizacji dokumentacji i kalkulacji kosztów warto opierać się na ogłoszonych aktach prawnych, a nie na zapowiedziach prasowych.
Co zrobić już teraz – lista kontrolna dla pracodawcy
- Zaktualizować stawki wynagrodzeń i składniki pochodne do poziomu 4806 zł / 31,40 zł.
- Przejrzeć szablony ogłoszeń o pracę pod kątem widełek płacowych i neutralnego języka.
- Usunąć z procesu rekrutacji pytania o dotychczasowe zarobki.
- Rozpocząć wewnętrzny przegląd struktury wynagrodzeń pod kątem dyrektywy 2023/970.
- Sprawdzić aktualność regulaminu pracy zdalnej i zasad kontroli trzeźwości.
- Domknąć procedurę dla sygnalistów, jeśli firma osiąga próg 50 osób.
Każda z tych zmian wygląda inaczej w firmie produkcyjnej, w spółce technologicznej i w jednoosobowej działalności zatrudniającej kilka osób. Jeśli potrzebują Państwo przeglądu dokumentacji pracowniczej, regulaminu wynagradzania czy procedury sygnalistów dopasowanych do realiów konkretnej organizacji, zapraszam do kontaktu z kancelarią – sprawy prowadzę także zdalnie, dla klientów z całej Polski.
Najczęstsze pytania
Ile wynosi minimalne wynagrodzenie w 2026 roku?
Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł brutto. Wynika to z rozporządzenia Rady Ministrów z 11 września 2025 r. W 2026 r. obowiązuje jedna stawka przez cały rok, bez korekty od lipca.
Czy w ogłoszeniu o pracę trzeba podawać wynagrodzenie?
Tak. Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca musi poinformować kandydata o wysokości początkowego wynagrodzenia lub jego przedziale – najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną, a jeśli oferta jest publikowana, informacja powinna znaleźć się już w ogłoszeniu. Za brak takiej informacji grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.
Czy pracodawca może pytać kandydata o obecne zarobki?
Nie. Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca nie może żądać od kandydata informacji o wysokości wynagrodzenia w obecnym ani w poprzednich miejscach pracy. Takie pytania należy usunąć z formularzy aplikacyjnych i skryptów rozmów rekrutacyjnych.
Kogo obejmie obowiązek raportowania luki płacowej z dyrektywy 2023/970?
Obowiązek obejmie pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób. Według dyrektywy podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób składają pierwsze sprawozdanie do 7 czerwca 2027 r. (za 2026 r.) i dalej co roku, zatrudniające 150–249 osób – również do 7 czerwca 2027 r., a następnie co trzy lata, a 100–149 osób co trzy lata od 7 czerwca 2031 r. Termin transpozycji dyrektywy upływa 7 czerwca 2026 r.; polska ustawa wdrażająca jest w toku prac.
Od ilu pracowników trzeba wdrożyć procedurę dla sygnalistów?
Obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń, wynikający z ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (obowiązuje od 25 września 2024 r.), dotyczy podmiotów, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Projekt procedury podlega konsultacji z przedstawicielami pracowników i musi obejmować zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty.
